【職場江湖E點訣】工作效率UP!Excel必練18招快捷鍵

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進職場了還只會 Ctrl+C 和 Ctrl+V 嗎?這樣會很難挑戰目標導向與工作效率至上的競爭環境!

分享 Excel 的最實用 18 組快捷鍵,來快速提升工作效率!

 

【一工作表快速操作

  • 第 1 招、鍵盤Ctrl+N》,新建一個Excel文件!
  • 第 2 招、鍵盤Ctrl+W》,關閉一個Excel文件!

(在已開起至少一份Excel的狀態下,使用快捷鍵快速開起、關閉一份Excel檔案!)

  • 第 3 招、鍵盤按住《Shift》不放+滑鼠點擊視窗《關閉按鈕》,可以一次關閉全部已開起Excel檔案的全部視窗!

(點擊最上層是窗關閉,即關閉全部,故請謹慎使用…!)

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【二表內行與列操作

  • 第 4 招、鍵盤Ctrl+A》,快速選取連續的單元格全部的區域。

(滑鼠左鍵先點擊,欲選取資料欄位其中任一格後,再使用上述快捷鍵,進行全選)

  • 第 5 招、鍵盤Ctrl+0鍵(數字零)》,立即「隱藏」Excel選取的整「行(直)」資料!
  • 第 6 招、鍵盤Ctrl+9》,立即「隱藏」Excel選取的整「列(橫)」資料!

(快速隱藏的功能位置,是依據前一動作滑鼠左鍵點擊之欲選取資料欄位其中任一格後,再使用上述快捷鍵,進行隱藏功能;如要解除隱藏可按回到上一步,或是滑鼠圈選取已被隱藏欄位,然後滑右鍵選「取消隱藏」解除效果)

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  • 第 7 招、鍵盤Ctrl++鍵(加號)可選擇「刪除」Excel選取資料表格內的形式。
  • 第 8 招、鍵盤Ctrl+鍵(減號)可選擇「增加」Excel選取資料表格內的形式。

(使用上述快捷鍵後,將跳出刪除/增加表格欄位的形式,滑鼠點擊選擇後確定即執行)

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【三資料欄位快速操作

  • 第 9 招、鍵盤Alt+鍵(向下)》,可以根據已輸入過的內容自動生成下拉列表,並選取自己需要的資料填入該格中。

(須在該連續資料欄位外的空白處滑鼠點選後,再使用快捷鍵)

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  • 第 10 招、鍵盤Alt+=鍵(等於)可以算出選取之各資料欄位的各別總和。

(須先進行滑鼠左鍵全選欲計算總合資料後,再使用快捷鍵)

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  • 第 11 招、鍵盤Alt+Enter可於選擇該資料格內,直接換行。

(在EXCEL裡面,直接按Enter鍵是無法換行的,需要加上Alt鍵;如果要刪除換行效果,可使用←鍵(返回)進行刪除 )

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  • 第 12 招、鍵盤Alt+; 鍵(分號)選取整個區域後,按此快捷鍵,可於選擇該資料格內,跳過隱藏區域,只選取顯示的區域。

(在一份資料中,使用此快捷鍵,可快速看出有那些隱藏行列)

 

  • 第 13 招、鍵盤Ctrl+Z可快速回到上一個操作步驟。

(五顆星密技!必學快捷鍵,堪稱與Ctrl+C(複製)、Ctrl+V(貼上)以及Ctrl+X(剪下),媲美必學高效率招式!)

 

【四快速設定儲存格格式 (五招)

  • 第 14 招、鍵盤Ctrl+1鍵(數字一)滑鼠選取欲設定之欄位後,使用快捷鍵,可快速開起「儲存格格式」調整視窗。

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  • 第 15 招、鍵盤Ctrl+ Shift+5滑鼠選取欲設定之欄位後,使用快捷鍵,可快速設定為「百分比(%)」格式。

(該快捷鍵可選取單一表格使用,亦可滑鼠圈選大範圍資料表格,整體設定格式使用)

 

  • 第 16 招、鍵盤Ctrl+ Shift+1滑鼠選取欲設定之欄位後,使用快捷鍵,可快速設定為「取整數後貨幣」格式。

 

  • 第 17 招、鍵盤Ctrl+ Shift+3滑鼠選取欲設定之欄位後,使用快捷鍵,可快速設定為「日期」格式。

(使用快捷鍵,系統預設日期格式為:西元XXXX年/XX月份/XX日期)

 

  • 第 18 招、鍵盤Ctrl+ Shift+~滑鼠選取欲設定之欄位後,使用快捷鍵,可快速設定為「通用」格式。

(一般新檔案資料欄位即預設此通用格式)

 

※備註:本文使用軟體OFFICE EXCEL 2013;另外使用快捷鍵時,請注意是否切換至可輸入該符號之輸入法,以及注意各種符號預設在半形的情況下可顯示,如果使用快捷鍵時輸入全形符號,則會出現無法實現功能的狀況!

 

過去知名手機大廠Nokia公司,著名的一句話:「科技始終來自於人性(Human Technology)」,如果以輕鬆詼諧口吻來分享的話,我們可以說,科技的發展和社會的進步總是仰賴懶人們推動的,因為懶想省事省時,才會挖空心思想更簡便的方法,但只有一件事不能懶:那就是懶得去學習!

再好用,再省時的工具,也只有在我們「真得的用了」嘗到甜頭後,才懂得其中珍貴時間的價值,最後與大家分享我敬愛的一位陳慧如(Mandy)企業講師,總是在每次豐富精彩的課程後,贈與我們的一句話「有用(使用),就有用!(有價值)」

【效率UP十八招式回顧】記得常常複習並應用在職場工作!

  • 工作表快速操作篇(三招)
  • 表內行與列操作篇(五招)
  • 資料欄位快速操作篇(五招)
  • 快速設定儲存格格式篇(五招)

 

本文作者:來自湛藍星球的阿摩斯,在地球上Cosplay業務 &人資主管,興趣是觀察地球人的生活。

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