【職場江湖E點訣】Excel 三步驟,立即篩選並標記資料!

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眼前好幾份年度各項產品的銷售量統計表,老闆交代統計並分析出各項產品今年度銷售狀況,面對這些密密麻麻的數據,我們需要Excel替我們快速完成資料篩選並顏色標記,該如何實現呢?

 

【第一步】

開啟資料檔案,使用滑鼠「全選」要篩選的數字。

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(備註:本文使用軟體OFFICE EXCL 2013)

 

 

【第二步】

(全選狀態下)點選上方功能列「常用」→「設定格式化的條件」→「醒目提示儲存格規則」→選擇篩選規則「小於…」。

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(備註:本文教學以”小於”這個篩選規則,來作範例)

 

【第三步】

依據所選的規則「設定明確的篩選條件(數字)」(ex:數字小於60..),並且「設定要以何種顏色與樣式標記」呈現符合條件的數字。

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完上述兩項設定後,按「確定」生效,範例呈現如下:

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範例設定條件舉例:小於60數字(不含60),全部標記格式「淺紅色填滿與深紅色文字」,如上圖所示意思是指,表格背景顏色變成淺紅色,表格內數字變成深紅色。

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除了使用系統預設可選的標記樣式外,也可以自行設定,選擇「自訂格式」可進一步進行編輯,如下圖。

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完設定後,按「確定」生效,自訂格式舉例:小於60數字(不含60),全部標記格式「亮黃色填滿與紅色文字」,範例呈現如下:

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【複習】觀看動態圖示再次學習:

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  • 延伸學習(一)

Q:如果已完成篩選條件與標記顏色設定後,又進行了其他文書操作,想再進行調整或是恢復原貌,但已無法按「上一步」還原時,該如何處理?

 

【一步完成】

首先「全選」已設定的全部數字,再選上方功能列「常用」→「設定格式化的條件」→「清除規則」→選擇篩清除範圍「清除選取儲存格的規則」。

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(備註:如果該表格有多筆數據,分別已設定不同規則,可選擇「清除整張工作表的規則」將全部規則一次還原。)

 

  • 延伸學習(二)

Q:如果已完成篩選條件與標記顏色設定,效果生效後,想再進行調整,該如何處理?

 

【第一步】

首先「全選」已設定的全部數字,再選上方功能列「常用」→「設定格式化的條件」→「管理規則」→進入設定視窗「設定格式化的條件規則管理員」→選擇分頁「編輯規則」。

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(備註:如上述示範圖上呈現,其中有一勾選攔:「如果True則停止」,系統預設為不勾,可參閱圖上功能說明作為額外細節操作使用。)

 

【第二步】

滑鼠點擊「編輯規則」可進入編輯視窗內,進行篩選條件與符合條件數字自動標記的顏色樣式。

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     商周譽為女性的大前研一,財經女王 勝間和代,分享擺脫新貧族「窮忙、瞎忙」生活,最有效的三大時間投資法:

1.只要有時間,「金錢」就可以藉著利息增加。
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     時間不需要「管理」,時間需要的是「投資」在「時間」上人人平等,每天都只有24小時,所以說年收入的多寡是以時間運用方式來決定的,愈是能夠將時間用在有意義、生產力高的地方,就愈能夠在短時間內獲取較高的收入。

別埋沒了你家的Excel,好好善用它替你工作吧!

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本文作者:來自湛藍星球的阿摩斯,在地球上Cosplay業務&人資主管,興趣是觀察地球人的生活。

 

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